איך להשתמש בזמן שיש לנו בצורה היעילה ביותר ולהצליח לפנות זמן לדברים שחשובים לנו?

גם אתם מרגישים לפעמים שהיום "עף" לכם? יצא לכם להגיע הביתה בערב עם תחושה שיכלתם להספיק יותר?

כשהתחלתי לעבוד על הבלוג שלי היו לי המון משימות- מכתיבה של פוסטים חדשים, צילום ועריכה של תמונות, פגישות ושיתופי פעולה שצריך לקדם, ועוד המון דברים מסביב… בשלב מסוים הרגשתי שהזמן בורח לי מבין האצבעות ואני ממש לא מספיקה את כל מה שתכננתי, למרות שאני יושבת כל היום ועובדת על המחשב.

כמו שכבר הספקתם להכיר אותי, אני אוהבת להשקיע את הזמן שלי בעיקר בדברים שאני אוהבת. מכיוון שבכל זאת, (כמו לכל אחד) יש בחיים דבר אחד או שניים שחייבים לעשות גם אם זה לא הדבר הכי כיפי בעולם, החלטתי למצוא שיטה שתכניס לי סדר וארגון במשימות שלי וכך לחסוך לי המון זמן בביצוע ה-to do list שלי,כדי לפנות לי יותר זמן לדברים שאני אוהבת לעשות!

אז חשבתי מה הדברים שבעבודות קודמות שלי הפכו את היום שלי לפרודוקטיבי, חקרתי קצת באינטרנט על יעילות וניהול זמן, והתחלתי ליישם.

אחרי המון תגובות מפרגנות שקיבלתי לאחרונה מקרייריסטיות שפגשתי על כמה אני ממוקדת, מאורגנת ומתוכננת קדימה, החלטתי לכתוב כאן את הטיפים שלי להפיכה של היום שלי לאפקטיבי ומהנה הרבה יותר, כי בנינו, זמן זה הדבר שהכי יקר לנו בחיים ושווה להשקיע אותו בעיקר בדברים שאנחנו אוהבים…

אז אם גם אתם רוצים לדעת איך להפוך לאפקטיביים יותר בעבודה או איך לנהל את המשימות שלכם באופן אפקטיבי בחיי היום יום, הפוסט הזה בדיוק בשבילכם!

קפה זאת הדרך שלי להתאפס בכל פעם שיש ירידה באפקטיביות

איך לגשת למשימה גדולה ומאתגרת?

כשיש לי משימה ממה גדולה שאני צריכה לבצע, אני אוהבת לחלק אותה למשימות קטנות יותר, ויוצרת לעצמי to do list קצר וממוקד של כל הדברים שאני צריכה לסיים לאותו היום/השבוע.

החלוקה של משימה גדולה לתת משימות קטנות עוזרת לי להגדיר את השלבים של תהליך העבודה, ואת הכלים שאני צריכה כדי לבצע אותם כך שאני לא מבזבזת זמן על התחלה של שלבים שאין לי את הכלים להשלים.

לדוגמא- אם המשימה שלי היתה לפתוח בלוג- חילקתי אותה למשימות קטנות ופרקטיות כמו לימוד בניית אתר בוורדפרס, לימוד עריכת תמונות, כתיבת פוסטים ועוד. החלוקה עזרה לי לדעת בדיוק איזה הדרכות אני צריכה לעשות לפני בניית האתר בפועל כדי שאוכל להקים את האתר ללא תקלות. במהלך בניית האתר קבעתי גם סשן שאלות עם מומחה לוורדפרס שעלו לי במהלך העבודה וכך בניית האתר התקדמה במהירות ותוך שבוע הוא כבר היה באוויר! (ולמקרה שתהיתם אני האדם הכי לא טכנולוגי שתפגשו עלי אדמות…)

במקביל בזמנים שלא עבדתי על בניית האתר, עבדתי על הפוסטים שתכננתי להעלות כך שצמצמתי משמעותית את הזמן שלקח לבלוג לצאת לאוויר העולם.

אם בשביל ביצוע חלק מהמשימות אני צריכה להיעזר באנשים שונים- אני דואגת מראש שהם יהיו זמינים לי כדי שלא לעכב את הביצוע וכך יש לי שליטה על לוח הזמנים.

בנוסף, אני מארגנת מראש את המשימות כך שיתאימו לסדר היום שלי- משימות שדורשות חשיבה וריכוז על הבוקר, ומשימות עם אופי יותר טכני לשעות הקשות של אחרי הצהריים. כך שהעבודה שלי הרבה יותר יעילה ופרודוקטיבית.

ככל שהמשימות ברורות ומפורטות יותר, הדרך שאני צריכה ללכת בה ברורה יותר, והכי כיף- לסמן "וי" ועוד "וי" על המשימות ברשימה נותן תחושת סיפוק והתקדמות עצומה!

מחברות מעוצבות זאת הדרך הכי כיפית ליצור רשימות שגם תסמנו עליהם "וי"

איך להשתפר במה שאני עושה באופן תמידי?

במקביל למשימות השבועיות שלי אני אוהבת לקבוע לעצמי יעד חודשי אישי:

על השולחן שלי יש לוח שנה קטן ומעל כל חודש אני אוהבת לכתוב לעצמי מה היעד החודשי שלי: זה יכול להיות למידה של של תחום או תכנה מסוימים, קידום מטרות אישיות שלי כמו ליזום יותר פגישות עם לקוחות, להוביל פרוייקט או אפילו שיפור היכולות שלי כמו לתת דגש גדול יותר לפרטים הקטנים בעבודה שלי.

כל אחד ואחת יודעים מה הנקודות שאם הם ישתפרו בהם זה יקדם אותם הלאה. והמטרה החודשית שעומדת לנו כל הזמן מול העיניים, מזכירה לנו שהדרייב הכי טוב שיש לנו הוא הרצון הפנימי שלנו שדוחף אותנו להיות טובים יותר במה שאנחנו עושים.

אני מאמינה שהקידום האישי שלי תלוי אך ורק בי והשיפור והלימוד התמידיים הופכים אותי לטובה יותר בזכות עצמי!

כדאי לקבוע מטרה אישית חודשית

תנצלו את הרשת לקבלת רעיונות שיחסכו לכם זמן!

כמעט כל דבר שאתם צריכים לעשות כבר נעשה בעבר- ואם הוא נעשה בצורה טובה- תהיו בטוחים שתמצאו עליו תוכן מעולה ברשת- זה יכול להיות רעיונות לארגון ימי הולדת לילדים (כולל רשימות ציוד שצריך לקנות), לוחות תכנון חודשי שיארגנו לכן את הלו"ז, מתכונים קלים וזריזים או כל דבר אחר שאתם יכולים לחשוב עליו.

אני למשל עובדת על מסמך שמאפשר לי תכנון של כמה חודשים קדימה על לוח תכנון חודשי מהמם שמצאתי בפינטרסט, שמכיל כל מיני פרטים קטנים שלא חשבתי עליהם, ושבסופו של יום עוזרים לי להגדיר את היעדים שלי טוב יותר, בלי שבזבזתי זמן על הכנת הקובץ עצמו.

לפעמים כמה דקות של שיטוט בפינטרסט או באינסטגרם יכולים לתת לכם רעיונות ולחסוך לכם המון חיפושים בחנויות, ואפילו לתת לכם רעיונות שלא חשבתם עליהם קודם- לדוגמא- אם אתם צריכים לרהט חדר לתינוקות- חיפוש קצר באינסטגרם יכול לתת לכם המון רעיונות איך לסדר את החדר בצורה שהכי תתאים לצורה שלו, לתת לכם רעיונות עיצוב זולים ואפילו לחשוף אתכם למוצרים שלא ידעתם שקיימים ושיכולים לפתור לכם המון בעיות.

אז שווה לפנות כמה דקות, להכין קפה, לשבת במזגן ולתת לאינטרנט לפתור לכם כמה מהבעיות.. כל המידע כבר שם, רק צריך לדעת לחפש אותו!

לוח תכנון חודשי מהמם וחינמי שמצאתי בפינטרסט

להוסיף משהו שאני ממש אוהבת למשימות שאני לא סובלת

לכל אחד יש את המשימות והדברים שהוא לא אוהב לעשות, אבל מה לעשות שלפעמים אנחנו חייבים..

זה יכול להיות משימה בעבודה, סידור מעצבן שלא מצאנו לו זמן בלו"ז כמו לקבוע תור לרופא או אפילו אימון כושר שאנחנו כבר חייבים לעשות.

אז הטיפ שלי איך "לבלוע את הצפרדע" הוא להפוך את החוויה הזאת ממבאסת למהנה יותר עד כמה שאפשר- ולא חסרות דרכים- אני למשל, ממש לא אוהבת להתאמן על מכשירים לחדר כושר, אז הייתי הולכת יחד עם בעלי לאימון זוגי וזה היה אחד הדברים המגבשים לזוגיות שלנו: זה הכריח אותנו לפנות לאימון זמן קבוע בלו"ז והרווחנו גם התמדה גדולה יותר באימונים כי היינו מדרבנים אחד את השני לא לוותר ולצאת מהבית.

כשהיו לי משימות שממש לא הייתי אוהבת לעשות בעבודה כמו לעשות ניתוח נתונים או לכתוב דו"ח משעמם, הייתי קובעת משהו נחמד ישר אחרי שאסיים, כמו קפה עם חברה, כך שהיתה לי מוטיבציה להישאר מרוכזת ולסיים כמה שיותר מהר כי מחכה לי משהו הרבה יותר נחמד בסוף.

כל אחד יכול לבחור דרך שתהפוך גם חוויות פחות כיפיות למהנות יותר- שימו פודקאסט שאתם אוהבים כשאתם עושים את מטלות הבית, תזמינו חברים לארוחה ותבשלו יחד… חשיבה חיובית ומקוריות הם המפתח לסיפוק אישי גם ממטלות שפחות אוהבים.

במקרה הצורך- לבצע מיקור חוץ

הרבה פעמים, היום שלנו מלא במשימות מבאסות במיוחד בתחום הביתי: לשטוף כלים, ללכת לסופר או לבשל ארוחת ערב. זה מוביל לכך שאנחנו מסיימים את היום עייפים, עם תחושה שגם כשהגענו הביתה עבדנו במטלות הבית ולא נשאר לנו זמן לעצמנו- לקרוא ספר, לשתות קפה בשקט או לבלות זמן איכות עם הילדים.

אז אולי זה נשמע בהתחלה מרתיע- אבל- תחשבו רגע על מיקור חוץ או קניית עזרה במשימות המעצבנות ש"עולות" לכם בהרבה זמן – אתם יכולים להתחיל בקטנה ולהזמין את משלוח מהסופר במקום לבזבז זמן במחלקת הירקות, להביא עוזרת פעם בשבוע או להזמין אוכל ולפנות את הערב לזמן איכות עם הבן זוג. אם יש לכם תחום שאתם לא טובים בו- שווה הרבה פעמים לפנות למומחה- בין אם זה בונה אתרים, מבשלת פרטית או איש שיווק. כי הזמן שלכם הוא המשאב עם הערך הגבוה ביותר שיש לכם, ולפעמים עזרה מבעל מקצוע, גם באופן חד פעמי, יכולה לחסוך לכם המון ממנו בהמשך!

זמן הוא המשאב בעל הערך הגבוה ביותר שיש לכם

אם בא לכם לקבל קצת השראה בנושא ניהול זמן- ממליצה לכם לצפות במיני הרצאת TED הקצרה הזאת (רק 12 דקות!) על איך אנחנו קובעים את סדרי העדיפויות שלנו בחיים ומה השיטה למצוא את הזמן לדברים שחשובים לנו:

עוד המלצה למי שממש רוצה להיכנס לנושא האפקטיביות:

מי שממש בקטע של להגדיל את האפקטיביות, אוהבת סדר ומכורה לרשימות- אני מאוד ממליצה על דף הפייסבוק של עדי מאור סיסו. עדי מתמחה באפקטיביות אני מאוד אוהבת את כל ההשראה שהיא נותנת לאיך להכניס סדר פנימי לחיים, להתמקד ולהשקיע את האנרגיות בצורה חכמה ולא להתפזר. יש לה גם מחברות תכנון מהממות וכל מיני טיפים ביוטיוב שיכולים לעזור לכם לנצל את הזמן שלכם באופן יעיל יותר.

רוצה לדעת בתכלס איך להפוך לאפקטיבית יותר? הטיפים במדריך כאן למטה

יש לכם טיפ מנצח משלכם? אשמח אם תשתפו אותי כאן בתגובות!